Ferramentas de comunicação interna nas empresas

A pandemia trouxe mais importância para uma comunicação interna moderna, eficiente, digital e online.

A comunicação interna nunca foi tão importante e tão ilimitada como agora. Se por um lado temos a ideia conservadora a respeito da intranet como sendo uma rede limitada e pouco acessível, geralmente apensa dentro da própria empresa, hoje temos a nova realidade que impõe a conectividade abrangente como sendo um diferencial essencial, visto que a nova função da intranet visa conectar os colaboradores fora da empresa. A intranet precisa ser online e acessível para todos em qualquer parte do mundo.

A adequação das normas das empresas que aderiram ao home-office, seja integralmente ou mesmo parcialmente, exigiu a contratação de uma intranet corporativa onde todos os seus colaboradores pudessem concentrar as informações relevantes em um só lugar, visando organizar a troca de informações, conciliar a agenda de reuniões, melhorar os processos e aumentar a produtividade, mesmo distantes. A intranet visa diminuir essa distância física através da tecnologia digital. Precisamos pensa fora da caixa e entender de uma vês que o conceito de distância mudou e hoje a comunicação é muito mais rápida pelo meio digital. Fato é que estar sempre atualizado nos coloca a frente ou pelo menos no mesmo nível de competitividade dos que nos cercam. 

Recursos da intranet que visam aumentar a produtividade:

•    Cadastro de colaboradores;
•    Agenda corporativa;
•    Contracheques online;
•    Acompanhamento de projetos;
•    Banco de arquivos;
•    Abertura de chamados;
•    Portal de notícias;
•    Notificações personalizadas;

A intranet para empresas não se apresenta como uma ferramenta meramente voltada a organização dos documentos. É mais do que isso, com ela é possível manter todos bem-informados a respeito do desempenho da empresa compartilhando informações que podem fazer o colaborador se sentir mais dentro da organização, mais engajado em suas causas e objetivos trazendo benefícios indiscutíveis para o clima organizacional da empresa.

Recursos da intranet que visam melhorar clima organizacional da empresa:

•    Notícias e fatos relevantes;
•    Aniversariantes do mês;
•    Galeria de fotos e vídeos;
•    Mural de recados;
•    Agenda de eventos;
•    Redes sociais;
•    Enquete;

Todos esses recursos de comunicação interna fazem parte de uma poderosa ferramenta empresarial, capaz de fazer com que uma empresa eficiente em seus processos possa extrapolar o seu alcance. Contratar uma intranet empresarial é uma tarefa simples, porém algumas características devem ser observadas para evitar a rejeição dos colaboradores ao novo processo ou mesmo o extravio de dados sigilosos que serão colocados online. A transição das grandes torres empresariais para escritórios dentro do aconchego de nossa casa foi drasticamente acelerado pela pandemia do Covid-19, fazendo com que muitas pessoas que nunca pensaram sobre ou até mesmo cultivavam uma certa resistência, percebessem os benefícios legítimos dessa forma de produzir, mas o problema disso foi o despreparo das empresas que não forneciam as devidas ferramentas ou mesmo a falta de intimidade dos colaboradores pouco acostumados a utilizar e manter suas atividades atualizadas em um sistema que surgiu repentinamente. Alguns aspectos devem ser analisados antes de definir qual o sistema de intranet será o escolhido para a empresa, sabendo que essa decisão acarretará investimento de tempo até que a curva de aprendizado e imputação de dados sejam minimamente operacionalizados, ou seja, não é nada legal descobrir depois de 6 meses que o recurso contratado não atendia as necessidades da empresa. 

Aspectos técnicos a serem observados em uma intranet corporativa:

•    Ser online e rápida;
•    Ter um design gráfico visando a usabilidade;
•    Estar disponível para acesso no computador ou telefone;
•    Estabilidade operacional do sistema;
•    Escalabilidade do projeto possibilitando a customização da ferramenta;
•    Segurança na integridade dos dados e backup;
•    Segurança no acesso, trânsito e compartilhamento dos dados;
•    Suporte técnico especializado;

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